Aby umowa była wiążąca, należy zadbać o zachowanie jej warunków formalnych, w tym o prawidłowe oznaczenie stron umowy, czyli zredagowanie tzw. komparycji.  Precyzyjne określenie naszego kontrahenta pozwoli uniknąć wątpliwości, kto jest stroną umowy. W dzisiejszym wpisie najważniejsze wskazówki odnośnie najczęściej występujących w obrocie prawnym form działalności gospodarczej.

Oznaczenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą

W pierwszej kolejności, zadbajmy o poprawne określenie firmy przedsiębiorcy.

Ważne: Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko, plus ewentualnie pseudonim, dodatkowe określenie wskazujące przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia lub inne dowolnie obrane określenie.

Najczęściej spotykanym błędem w umowach z przedsiębiorcami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą jest oznaczanie naszego partnera biznesowego jedynie za pomocą dodatkowego określenia w jego firmie. Przykładowo:  „Fotograf rodzinny”, zamiast poprawnego: „Anna Kowalska prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Fotograf rodzinny Anna Kowalska”.

Oznaczenie naszego kontrahenta, oprócz prawidłowego określenia firmy powinno też zawierać adres jego zamieszkania (niezależnie od miejsca jego działalności) i numer PESEL. Te dane będą nam przydatne, jeśli zajdzie potrzeba dochodzenia naszych praw na drodze postępowania sądowego.

Dane przedsiębiorcy sprawdzimy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). To jawny rejestr, w którym każdy zainteresowany, znając NIP lub REGON przedsiębiorcy, może bezpłatnie sprawdzić jego dane, bez wychodzenia z domu. Przy czym jeśli chodzi o adres to w CEIDG znajdziemy jedynie adres miejsca wykonywania działalności gospodarczej, a pozew przeciwko przedsiębiorcy zasadniczo kierujemy do sądu właściwego według jego miejsca zamieszkania. Przezornie zadbajmy zatem zawczasu o dane obejmujące także adres jego zamieszkania.

Celem ustalenia tożsamości kontrahenta warto też w umowie wskazać numer i serię dowodu osobistego, a dla identyfikacji jako przedsiębiorcy numery NIP i REGON.

Oznaczenie spółki cywilnej w umowie

Spółka cywilna nie stanowi odrębnego bytu, a jedynie umowę pomiędzy wspólnikami. Pokłosiem tego są powszechne w praktyce błędy przy oznaczaniu w umowie spółki cywilnej.

Z jednej strony, spółka cywilna posiada własny NIP i REGON oraz jest płatnikiem VAT. Z drugiej jednak strony, jest ona pozbawiona osobowości prawnej, co rodzi istotne konsekwencje m.in. na gruncie zawieranych umów.

Ważne! Spółka cywilna nie ma osobowości prawnej, w związku z tym nie może zawierać umów. Dlatego nie podpisujemy umowy ze spółką cywilną, ale ze wspólnikami spółki cywilnej.

Zasadą jest, że każdy ze wspólników może reprezentować spółkę cywilną w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw. Zakres ten określony jest w umowie spółki cywilnej. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości poprośmy o przedłożenie treści umowy spółki cywilnej do wglądu. Jeśli natomiast umowa będzie obejmować znaczne zobowiązanie, w szczególności o dużej wartości przedmiotu umowy, z ostrożności warto zawrzeć umowę ze wszystkimi wspólnikami. Z pewnością podniesie to bezpieczeństwo transakcji.

Każdego ze wspólników oznaczamy na analogicznych zasadach jak wskazane powyżej w kontekście sposobu prawidłowego oznaczenia przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą.

Oznaczenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w przeciwieństwie do spółki cywilnej, jest osobą prawną. Oznacza to, że posiada zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych. W związku z tym spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może samodzielnie zawierać umowy. Dla skuteczności umowy zawieranej ze spółką z o.o. kluczowe jest zadbanie o jej prawidłową reprezentację.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wpisana jest do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, korzystając z internetowej wyszukiwarki KRS możemy bez wychodzenia z domu bezpłatnie sprawdzić dane spółki, w tym sposób jej reprezentacji.

Poza wskazaniem osób uprawnionych do reprezentacji spółki zadbajmy o zamieszczenie w komparycji umowy następujących danych:

1) firma spółki, siedziba i adres,

2) oznaczenie sądu, w którym zarejestrowana jest spółka w rejestrze KRS,

3) numer NIP i REGON,

4) wysokość kapitału zakładowego.

Podsumowując, poprawne oznaczenie stron umowy w jej początkowej części zwanej komparycją jest istotne w kontekście skuteczności umowy oraz zabezpieczenia naszych interesów. Ponadto im więcej szczegółowych danych odnośnie kontrahenta zamieścimy w komparycji, tym lepiej zabezpieczymy nasze interesy na wypadek potrzeby egzekwowania naszych uprawnień.

Nawet gdy współpraca z kontrahentem zapowiada się pomyślnie, warto na piśmie zawrzeć zasady tej współpracy. W następnych wpisach podpowiemy, co powinno się znaleźć w dobrej umowie.

Autor: Monika Szymborska