Uchybienia pracownicze mogą skutkować sankcją pracodawcy w postaci kary porządkowej. Niejednokrotnie pracodawca nie zachowuje przy tym wszystkich wymaganych przepisami wymogów formalnych, co stanowi podstawę do skutecznego odwołania się od nałożonej kary.

Pracodawcy stosują kary porządkowe celem zdyscyplinowania pracowników
w przypadku naruszenia przez nich obowiązków pracowniczych. Decyzja o nałożeniu kary pozostaje w gestii pracodawcy. Nie obowiązuje w tym zakresie zasada gradacji kar, pracodawca decyduje o rodzaju kary biorąc pod uwagę w szczególności rodzaj przewinienia, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy.

Pracodawca nie jest jednak całkowicie swobodny w wyborze kary. Jeśli zastosuje inną karę niż określona w art. 108 k.p. (kara upomnienia, nagany lub kara pieniężna), dopuści się wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Krótki termin przedawnienia karalności przewinienia kary porządkowej

Zgodnie z art. 109 § 1 k.p. kara nie może zostać nałożona po upływie dwóch tygodni od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od tego naruszenia. To krótkie terminy  korespondujące z funkcją kary, która powinna stanowić szybką reakcję na przewinienia pracownika.

Dniem nałożenia kary jest dzień, w którym pracownik został zawiadomiony
o zastosowaniu kary, a nie dzień, w którym pracodawca podjął decyzję o ukaraniu.

Jeśli pracodawca zastosuje karę z przekroczeniem wskazanych terminów, pracownik będzie miał podstawę do żądania uchylenia kary przez sąd (po wyczerpaniu drogi sprzeciwu).

Ważne! Kara może zostać nałożona tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.

Co się zatem dzieje z przywołanymi wyżej terminami w przypadku nieobecności pracownika w zakładzie pracy?

Jeżeli pracownik nie może być wysłuchany z powodu nieobecności w pracy, to nie rozpoczyna się bieg dwutygodniowego terminu przedawnienia karalności,
a rozpoczęty ulega zawieszeniu do czasu stawienia się pracownika w pracy. Natomiast nie ulega zawieszeniu bieg trzymiesięcznego terminu przedawnienia karalności, który liczony jest od dnia popełnienia przez pracownika  przewinienia. Jeśli pracownik przez ten cały czas jest nieobecny w pracy, pracodawca nie może zastosować kary porządkowej. Oznacza to, że po upływie trzech miesięcy od chwili naruszenia przez pracownika jego obowiązków nastąpi przedawnienie karalności. 

Trzy etapy postępowania w przypadku kary porządkowej

Jak wynika z orzecznictwa sądowego prawidłowe będzie tylko takie nałożenie kary porządkowej, które odbędzie się z zachowaniem przez pracodawcę 3 etapów postępowania, w odpowiedniej ich kolejności.

Po pierwsze, jak wspomniano wyżej, obligatoryjne jest wysłuchanie pracownika. Drugim etapem jest podjęcie przez pracodawcę decyzji o ukaraniu, a trzecim – zawiadomienie pracownika na piśmie o zastosowanej karze wraz ze wskazaniem rodzaju przewinienia i daty jego popełnienia oraz pouczeniem o możliwości wniesienia sprzeciwu.

Pracodawca dopełni obowiązku wysłuchania pracownika, gdy umożliwi mu złożenie wyjaśnień. To przejaw funkcji ochronnej prawa pracy, ma też na celu uzyskanie przez pracodawcę szerszej wiedzy na temat okoliczności przewinienia. Przepisy nie określają, w jaki sposób powinno się odbywać złożenie wyjaśnień przez pracownika. Ze względów dowodowych w interesie pracodawcy leży udokumentowanie dokonania tej czynności, np. w formie notatki podpisanej przez pracownika. Zastosowanie kary bez wysłuchania pracownika stanowi naruszenie procedury, stanowiące przesłankę do złożenia sprzeciwu przez pracownika.

Zawiadomienie o nałożeniu kary porządkowej na pracownika

Skuteczne zawiadomienie o zastosowaniu kary musi wskazywać rodzaj kary, a także rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przewinienia. Zawiadomienie sporządzane jest w formie pisemnej, a jego odpis dołącza się do akt osobowych pracownika.

W zawiadomieniu o ukaraniu pracodawca musi ponadto pouczyć pracownika, że może on wnieść wobec niego sprzeciw w terminie 7 dni od zawiadomienia. Jeśli pracodawca nie pouczy o tym terminie, oznacza to, że termin ten nie rozpoczął biegu.

Brak precyzyjnego określenia w zawiadomieniu o ukaraniu sposobu i daty naruszenia obowiązków pracowniczych stanowi uchybienie, dające podstawę do wniesienia sprzeciwu, a w razie jego nieuwzględnienia – powództwa do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec pracownika kary.
Co istotne, Sąd Najwyższy potwierdził, że odmowa przyjęcia przez pracownika pisma, o którym pracownik wie, że zawiera zawiadomienie o ukaraniu, jest równoznaczna z zawiadomieniem o nałożeniu kary porządkowej.

Podsumowując, uchybienia proceduralne, takie jak naruszenie terminów do nałożenia kary, niewysłuchanie uprzednie pracownika, nieprawidłowe zawiadomienie o ukaraniu, skutkują wadliwością nałożonej kary. W konsekwencji niedopełnienie przez pracodawcę wszystkich wymogów formalnych otwiera pracownikowi drogę do wniesienia sprzeciwu, a na dalszym etapie – skutecznego skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego.

Zagadnieniu sprzeciwu wobec pracodawcy, inicjującego kolejny etap postępowania przyjrzymy się w następnym wpisie.

Autor: Monika Szymborska