Dobrze napisana umowa stanowi gwarancję zabezpieczenia naszych interesów na wypadek konfliktu z kontrahentem. Co powinna zawierać jej treść?

A więc jak napisać dobrą umowę i co powinna zawierać?

1) Nazwa umowy

Jeśli pozwala na to przedmiot umowy sięgamy do umów nazwanych, wskazanych w kodeksie cywilnym. Warto jednak mieć na uwadze, że nazwa umowy nie jest kluczowa dla określenia jej rodzaju. Decydujący przy badaniu umowy jest zgodny zamiar stron  i cel umowy. W związku z tym to treść umowy przesądzi o tym, z jakim rodzajem umowy mamy do czynienia.

2) Data i miejsce zawarcia umowy

Data zawarcia umowy może być istotna dla określenia terminów przewidzianych w umowie, takich jak termin przystąpienia do wykonania przedmiotu umowy, termin ostatecznej realizacji umowy itp., których bieg rozpoczyna się od dnia zawarcia umowy. Z kolei z miejscem zawarcia umowy może się wiązać określenie sądu właściwego w przypadku zaistnienia sporów pomiędzy stronami.

3) Oznaczenie stron umowy

Poprawne określenie stron umowy jest istotne w kontekście skuteczności umowy. Ponadto im więcej szczegółowych danych odnośnie kontrahenta zamieścimy  w początkowej części umowy zwanej komparycją, tym lepiej zabezpieczymy nasze interesy na wypadek potrzeby egzekwowania naszych uprawnień.

Przykładowo, w przypadku umowy zawieranej z przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, oprócz precyzyjnego określenia firmy przedsiębiorcy, w umowie należy też zamieścić jego adres zamieszkania i numer PESEL. Celem ustalenia tożsamości kontrahenta warto też wskazać numer i serię dowodu osobistego, a dla identyfikacji jako przedsiębiorcy numery NIP i REGON.

Jeśli nasz partner biznesowy działa przez pełnomocnika domagajmy się okazania dokumentu pełnomocnictwa i dołączenia go do umowy. Umowa nie będzie wiążąca, gdy pełnomocnik nie ma umocowania.

Przed przystąpieniem do negocjacji treści umowy warto zweryfikować wiarygodność naszego kontrahenta. Jeśli stroną umowy jest przedsiębiorca, jego dane identyfikacyjne sprawdzimy bezpłatnie i bez wychodzenia z domu w jawnym, dostępnym online rejestrze Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Drugim portalem internetowym pozwalającym w łatwy sposób poddać analizie wiarygodność kontrahenta jest internetowa wyszukiwarka podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

4) Przedmiot umowy

To ważna część określająca, co jest celem umowy. Strony określają tu, do czego się wzajemnie zobowiązują. Warto postarać się o prawidłowe zredagowanie tych zapisów. Precyzyjne i klarowne formułowanie postanowień umowy pozwoli bowiem uniknąć ewentualnych wątpliwości na etapie realizacji umowy.

Dobra umowa – Co więcej?

5) Oświadczenia, obowiązki stron

Treść oświadczeń determinuje rodzaj i  cel umowy. Przykładowo strony oświadczają, że nie zaciągnęły zobowiązań, które uniemożliwiają zawarcie i wykonanie umowy. W zależności od przedmiotu umowy strony składają też oświadczenia w zakresie posiadania przez stronę umiejętności, uprawnień do realizacji umowy.

Im precyzyjniej określimy obowiązki stron, a także sposób realizacji postanowień umownych, tym większą będziemy mieli gwarancję na wypadek nienależytego wykonania umowy.

6) Wynagrodzenie

W umowie wskazujemy wysokość wynagrodzenia wraz z terminem płatności.    W zależności od rodzaju umowy można zastosować przykładowo wynagrodzenie ryczałtowe, kosztorysowe (najczęściej w przypadku umów o dzieło, o roboty budowlane).

7) Zabezpieczenie realizacji umowy

Celem pełniejszego zabezpieczenia naszych interesów warto zastrzec w umowie karę umowną. Jest ona skutecznym instrumentem dyscyplinującym drugą stronę umowy do jej terminowej i prawidłowej realizacji. Co istotne, prawidłowe zastrzeżenie kary umownej ułatwia nam dochodzenie odszkodowania. Dla skutecznego domagania się zapłaty kary umownej wierzyciel nie musi wykazywać szkody i jej wysokości, co w praktyce nastręcza spore trudności. Wystarczy, że wykaże, że wystąpiły przesłanki umowne uprawniające do nałożenia kary. Instytucję kary umownej możemy zastosować we wszystkich umowach obejmujących zobowiązanie niepieniężne.

Z kolei celem zabezpieczenia świadczenia pieniężnego można zastosować weksel wraz z deklaracją wekslową. Skuteczną gwarancję wykonania ogółu zobowiązań finansowych może również stanowić gwarancja bankowa, dostarczona przez naszego kontrahenta.

8) Klauzule dodatkowe

W zależności od rodzaju umowy możemy też zastosować m.in. klauzulę zachowania poufności, zakazu konkurencji, umowne prawo odstąpienia i inne. Wszystko zależy od przedmiotu umowy i ryzyka, jakie chcemy zredukować.

9) Okres obowiązywania umowy, wypowiedzenie/rozwiązanie umowy

Wskazujemy okres wypowiedzenia umowy i formę, w jakiej należy jego dokonać. W tej części możemy też określić przesłanki uprawniające strony do rozwiązania umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia. Jeśli w związku z realizacją umowy wydaliśmy drugiej stronie dokumenty, warto określić w jakim terminie nasz kontrahent zobowiązany jest do ich zwrotu.

10) Postanowienia końcowe

W tej części możemy określić w jakiej formie można dokonać zmiany umowy, który sąd jest właściwy do rozstrzygania ewentualnych sporów stron, ile sporządzono egzemplarzy umowy. To również odpowiednie miejsce na wskazanie adresów do doręczeń oraz osób upoważnionych przez strony do kontaktów w ramach realizacji umowy

Napisanie dobrej umowy – Niezbędne zakończenie

11) Podpisy stron

Własnoręczne podpisy pod umową potwierdzają zgodne zawarcie umowy.

Resumując, dobrze napisana umowa pozwala zminimalizować ryzyko towarzyszące zawieranym transakcjom. Jak mówi stare powiedzenie, lepiej zapobiegać niż leczyć. Dlatego w przypadku ewentualnych wątpliwości, jak optymalnie zredagować postanowienia ważnej dla nas umowy i jak zabezpieczyć nasze interesy na wypadek sporu z niesolidnym kontrahentem, warto skorzystać z pomocy adwokata lub radcy prawnego.

 

Autor: Monika Szymborska